Banner

Philips: Wereldwijde samenwerking vanuit de bestuurskamer

Nu informatie aanvragen

Overzicht

Philips plaatst innovatief multimediaal Cisco TelePresence systeem centraal in mondiale strategische besluitvorming

Koninklijke Philips Electronics is een vooraanstaand leverancier van innovatieve oplossingen op het terrein van gezondheidszorg, lifestyle en verlichting. De onderneming heeft 116.000 mensen in dienst, verdeeld over meer dan 60 landen.

De snel veranderende bedrijfsomgeving vereist dat de bestuurders van Philips vanuit Nederland voortdurend contact onderhouden met het management elders in de wereld. Ter versterking van de overleg- en samenwerkingsstructuur werd daarom in het hoofdkantoor in de Breitner Tower in Amsterdam een innovatieve communicatieoplossing voor de bestuurskamer ingericht op basis van Cisco TelePresence® technologie.

De nieuwe videogestuurde communicatie-omgeving vergroot het inzicht in de wereldwijde activiteiten, versnelt de besluitvorming en zorgt voor een drastische vermindering van reiskilometers. De top van Philips functioneert nu nog effectiever als de as in het wereldwijde virtuele communicatiewiel.

Onze visie was een state-of-the-art multifunctionele bestuurskamer, met alles wat we nodig hebben om videoconferencing en multimedia in ons managementoverleg te integreren.”
- Jap Jongedijk, Deputy Secretary, Philips Executive Committee

Uitdaging

Philips werkt al sinds 2008 op grote schaal met Cisco® TelePresence, wat heeft geleid tot een brede acceptatie van deze videoconferencing-oplossing, die binnen het bedrijf bekend staat als Philips Connect Meeting. Philips heeft inmiddels over de hele wereld zo’n 50 Cisco TelePresence kamers in gebruik, terwijl in het hoofdkantoor ook wordt gewerkt met Cisco TelePresence 3000 systemen, een zeer effectieve middelzware oplossing voor samenwerking op basis van videocommunicatie.

Jap Jongedijk, Deputy Secretary van het Philips Executive Committee, licht toe: “De leden van het Executive Committee konden al TelePresence meetings bijwonen in speciale ruimtes op andere verdiepingen, maar wij wilden veel verder gaan: een maatwerkoplossing die hen altijd en overal directe toegang zou geven tot krachtige samenwerkingstools.”

Het nieuwe ontwerp moest tegemoetkomen aan alle denkbare virtuele en fysieke gebruikseisen en werd gebaseerd op een geavanceerde Cisco TelePresence oplossing met onder meer grote schermen die onder een ideale hoek tegen drie wanden werden geplaatst. Er kwam een speciale achthoekige tafel met één open zijde, waaraan 15 deelnemers kunnen plaatsnemen. De plannen voorzagen ook in inrichting, verlichting en aankleding, waaronder elektronisch bedienbare gordijnen. “Onze visie was een state-of-the-art multifunctionele bestuurskamer,” zegt Jongedijk, “met alles wat we nodig hebben om videoconferencing en multimedia in ons managementoverleg te integreren.”

BT Global Services, dat wereldwijd volledig beheerde netwerkdiensten voor Philips verzorgt, voert normaal gesproken de regie over uitbreidingen op Philips Connect Meeting. In dit geval verzocht BT Global Services de Cisco Services organisatie deze taak op zich te nemen gezien het complexe en grensverleggende karakter van het project.

De gezamenlijke inspanning om Philips’ visie op video-ondersteuning in de bestuurskamer tot leven te brengen illustreert dat Cisco Services nauw en succesvol kan samenwerken met verschillende partners. Die partners waren naast BT Global Services en het Philips IT Infrastructure & Platform team onder meer Procore voor facility-management, Mansveld Expotech voor audiovisuele expertise en aap3 voor IT-engineering. Philips leverde ook een geavanceerd verlichtingssysteem (zoals voor alle Cisco TelePresence installaties over de hele wereld), terwijl een gespecialiseerd meubelmakersbedrijf de tafel maakte.

Oplossing

De nieuwe boardroom moest worden uitgerust met een Cisco TelePresence System 3210 met drie enorme 65-inch plasmaschermen, elk met virtuele vergaderstoelen voor drie extern meevergaderende managers. Voor gedeeld documentgebruik en krachtige multimedia-toepassingen waren er nog eens vier 40-inch LCD-schermen voorzien. Met het oog op maximale multifunctionaliteit wilde Philips dat de 65-inch schermen ook multimedia-presentaties moesten kunnen tonen als de kamer niet voovr videoconferencing werd gebruikt. En er moest ook nog eens live TV-ontvangst op mogelijk zijn.

“Toen we zeiden dat de nieuwe bestuurskamer multifunctioneel moest zijn, wisten we precies wat we wilden,” zegt Nico Hofman, netwerkoplossingsspecialist in het Philips IT Infrastructure & Platform-team. “We wilden deze high-tech investering breder inzetten dan alleen voor hoogwaardige videoconferencing, al was die functie natuurlijk wel cruciaal. Met de ongeëvenaarde expertise en technische kennis van het Cisco Services team konden we die bredere doelstelling ook realiseren.”

Het Cisco TelePresence System 3210 is volledig geoptimaliseerd voor videoconferencing. De interne werking van het systeem is ontworpen rond een op maat gebouwd chassis. Componenten en bekabeling zijn met micrometer-precisie gemaakt en geïnstalleerd met het oog op storingsvrij transport van video van zeer hoge kwaliteit. In antwoord op de specifieke eisen die Philips stelde, werd het systeem eerst volledig gedemonteerd, waarna een groot aantal onderdelensets in een aparte technische ruimte werd geplaatst, samen met de apparatuur voor audiovisuele functies, TV-ontvangst, bediening en switching ten behoeve van de nieuwe multimedia-functies.

Hofman hierover: “Het kwam erop neer dat we een totaal nieuw product ontwikkelden. In eerdere proefopstellingen traden bij het transport van de video- en sturingssignalen over langere afstanden vreemde verstoringen op. De technische specialisten van Cisco Services en Mansveld moesten intensief samenwerken bij herontwerp en calibratie van gevoelige systeemonderdelen.”

Het Cisco Services team speelde van meet af aan een centrale rol bij de uitvoering van de diverse deelprojecten. Zo werd een grondig onderzoek uitgevoerd om de juiste cameraopstellingen te berekenen, alle deelnemers op gelijke afstand van de lenzen te plaatsen om een levensechte weergave te krijgen, en werd nauw samengewerkt met andere teamleden aan de diverse versies van de ontwerptekeningen teneinde alles tot in de puntjes te laten kloppen.

Samen met BT Global Services verifieerde het Cisco Services team of de bestaande optimalisatietechnologie in het Cisco-gebaseerde WAN, dat Philips TelePresence kamers elders in de wereld met elkaar verbindt, in staat zou zijn het extra hogebandbreedteverkeer af te handelen. Vervolgens ging BT Global Services aan de slag om de nieuwe video-ondersteunde boardroom soepel te integreren in de wereldwijde samenwerkingsinfrastructuur van Philips Connect Meeting.

Waarde

Het Executive Committee van Philips kan nu nog slagvaardiger opereren met het meest geavanceerde Cisco TelePresence systeem. De vergaderruimte is voorzien van automatisch bediende verduisteringsgordijnen, een bestuurstafel die alle deelnemers duidelijk en overzichtelijk in beeld brengt, een geneutraliseerd kleurenpalet en een intelligent verlichtingssysteem van Philips dat voor een uitgekiende lichtatmosfeer zorgt.

“We kunnen met één iPad alle ruimtelijke functies regelen, inclusief het Cisco TelePresence systeem en de multimediaschermen,” vertelt Hofman. “Cisco Services leverde een essentiële bijdrage aan het schrijven van maatwerkapplicaties voor de iPad en de naadloze integratie in de technologische omgeving.”

De nieuwe video-ondersteunde boardroom geeft de top van Philips beter zicht op de wereldwijde bedrijfsvoering, versnelt de besluitvorming en vermindert de noodzaak tot reizen. Ook dat laatste aspect is essentieel. Philips heeft bijvoorbeeld managementteams in landen als de VS en China. Die reisden voorheen voor strategische en operationele besprekingen naar Amsterdam, wat hoge reiskosten met zich meebracht en waarmee bovendien veel kostbare werktijd verloren ging. Dat is nu verleden tijd.

“We kunnen nu via videoverbindingen direct en heel effectief met de regio’s overleggen, terwijl die mensen voorheen moesten invliegen,” zegt Jongedijk. “Cisco TelePresence is een enorme verbetering ten opzichte van telefonische conferencecalls, wat we als tussenstation hebben beproefd. Als mensen op het scherm verschijnen, zijn ze duidelijk aanwezig in de vergadering; bij conferencecalls werden mensen nog wel eens vergeten, of ze haakten af. Video is net zo interactief als een ontmoeting op locatie.”

Het Executive Committee functioneert nu nog effectiever als de as van een wereldomspannend virtueel communicatiewiel, wat bijdraagt aan betere coördinatie van de bedrijfsvoering. De onderneming is nu prima toegerust om op het hoogste niveau direct en samenwerkingsgericht te communiceren in een uitdagende, voortdurend veranderende bedrijfsomgeving.

“We hadden uitgebreide ervaring met het gebruik van TelePresence en wisten daarom vrij exact welke voordelen de nieuwe multifunctionele boardroom zou opleveren,” aldus Jongedijk. “De leden van het Executive Committee zijn altijd pleitbezorgers geweest van wereldwijde videosamenwerking; dit project onderbouwt hun pleidooi op overtuigende wijze.”

Volgende stappen

Dankzij de bewezen technologie en de kennis die het Cisco Services-team heeft opgebouwd kan Philips zijn multimediaconcept naar behoefte uitbreiden. Ondertussen wordt de nieuwe omgeving geoptimaliseerd, bijvoorbeeld door keuze van iets grotere LCD-schermen, kleine aanpassingen aan het tafelontwerp en toevoeging van nieuwe functionaliteit aan de iPad software. Philips overweegt ook om de video-ontmoetingen uit te breiden naar partners en externe organisaties, wat eenvoudig kan met tools als BT Global Video Exchange.

Een belangrijk pluspunt van Cisco TelePresence is ook dat volledige samenwerking met andere Cisco-oplossingen in het ontwerp is ingebakken, wat zich vertaalt in een lagere TCO en extra investeringsrendement.

Belangrijkste diensten

  • BT Global Services wereldwijde, volledige beheerde netwerkdiensten
  • Cisco Services
  • Cisco TelePresence System 3210 (grotendeels maatwerk)

Bronnen

Case study

Philips case study

PDF-313 KB