Banner

ProRail: BT levert geïntegreerd vast/mobiel telefonieplatform voor meer flexibiliteit en kostenbesparing

Nu informatie aanvragen

Overzicht

BT biedt ProRail met vast/mobiel integratieproject meer flexibiliteit en hogere slagvaardigheid

Spoorbeheerder ProRail ontwikkelde met “Mobiel, tenzij…” een innovatief communicatieconcept, waarbij alle medewerkers mobiel gaan bellen, tenzij hun functie anders vereist. Het achterliggende idee was om het beheer van de telecommunicatie-omgeving te vereenvoudigen en de kosten per gebruiker terug te dringen.

ProRail koos de combinatie BT/Vodafone voor de uitvoering van dit complexe migratieproject. De totaalbenadering betekende een belangrijke taakverlichting voor ICT-inframanager Henk Tijssen.

Inmiddels is meer dan de helft van de 4000 vaste kantoortelefoons vervangen door mobiele toestellen, waardoor de vaste kosten per werkplek lager geworden zijn. Hiermee is ProRail voorbereid op een verdere invoering van flexwerken, wat bij kan dragen aan een hogere slagvaardigheid en extra kostenbesparingen.

BT stelde zich flexibel en klantgericht op. Ze keken naar onze behoeften en dachten met ons mee over de oplossing van technische en organisatorische projectvragen.”
- Henk Tijssen, ICT-inframanager, ProRail

Uitdaging

ProRail is verantwoordelijk voor aanleg, onderhoud en beheer van het Nederlandse spoorwegnet. Ruim 4000 medewerkers zorgen ervoor dat elke dag 1,2 miljoen reizigers en 100.000 ton goederen op hun plaats van bestemming komen, gebruikmakend van 6550 treinen en ruim 6500 kilometer spoor.

In de loop der jaren was er een mix ontstaan van oude en nieuwe telefonietechnologieën – mobiele platforms, voice over IP en conventionele analoge vaste verbindingen. “Het werd tijd onze telefonie-omgeving te harmoniseren, want het beheer werd steeds complexer en duurder, en sommige systemen waren sterk gedateerd, terwijl we wilden inzetten op flexibel en mobiel werken,” vertelt Henk Tijssen, ICT-inframanager bij ProRail.

ProRail ontwikkelde een nieuw communicatiebeleidsplan genaamd “Mobiel, tenzij…” waarbij medewerkers allemaal een mobiele telefoon krijgen, tenzij hun functie anders vereist. “Op die manier konden we het aantal vaste telefoons beperken en beheer en support vereenvoudigen,” aldus Henk Tijssen. “Bovendien konden we zo de kosten per gebruiker terugdringen.”

Oplossing

In het recente verleden voerde BT voor ProRail het beheer over de diverse telefooncentrales en verzorgde het ook de afhandeling van inkomende gesprekken via BT One – Business Voice, terwijl Vodafone optrad als mobiele serviceprovider. De twee partijen offreerden samen voor de aanbesteding van de nieuwe IP-telefonie-omgeving. Vodafone bood de afhandeling en connectiviteit van mobiele gesprekken aan, terwijl BT de verantwoordelijkheid voor ontwerp, implementatie en support van de IP-infrastructuur op zich nam. De integratie van vast en mobiel doen ze samen.

“We kozen voor BT en Vodafone omdat ze de beste prijs/prestatie boden in hun antwoord op de uitvraag,” herinnert Henk Tijssen zich. “Bovendien had BT zich tijdens de voorgaande contractperiode een betrouwbare partner getoond, en dat is een essentiële eis voor een omgeving als die van het openbaar vervoer.”

Onder het nieuwe vierjarige contract heeft BT de kantoortelefonie gemigreerd naar nieuwe IP-centrales van Mitel, waarbij meer dan twintig ProRail locaties werden gekoppeld, en alle nieuwe en bestaande mobiele gebruikers werden samengevoegd. De lokale netnummers zijn vervangen door een landelijk 088-nummer, waardoor alle medewerkers, zowel met vaste als mobiele toestellen, onder één bedrijfsomspannend nummerplan vallen. Dat biedt belangrijke voordelen, zoals betere bereikbaarheid, één geïntegreerde voicemailbox voor elke gebruiker, en vereenvoudigd beheer.

BT levert een volledig beheerde dienst. Het ontwierp niet alleen de nieuwe IP-telefonie-omgeving, maar zorgde ook voor installatie van de netwerkcomponenten en levert nu volledige operationele ondersteuning. Die taak omvat netwerkbeheer, change-management, capaciteitsmanagement en onderhoud. BT richtte ook een servicedesk voor gebruikers in een gaf gebruikerstrainingen om een soepele migratie te bewerkstelligen. Henk Tijssen zegt: “BT leverde echt een totaaloplossing. We hebben geen omkijken meer naar techniek en beheer en beschikken nu over een IP-platform dat zijn beloften tot nu toe waarmaakt.”

Waarde

Inmiddels is meer dan de helft van alle 4000 vaste telefoons vervangen door mobiele toestellen, waardoor de kosten van de telefonie-omgeving aanzienlijk zijn gedaald. “Kostenbesparing was een kernpunt in onze businesscase,” benadrukt Henk Tijssen. “We zijn blij te zien dat het kostenniveau daalt en blijft dalen nu steeds meer mensen onder het nieuwe nummerplan worden gebracht. Het geïntegreerde IP-telefonieplatform van BT heeft onze organisatie duidelijk flexibeler en slagvaardiger gemaakt.”

De nieuwe omgeving heeft ook een gunstig effect op de productiviteit van de medewerkers van ProRail. Kantoorruimte is duur. Nieuwe flexwerkplekken zorgen voor de vereiste operationele souplesse en dragen bij aan verdere kostenverlaging. En de geavanceerde rapportagefunctie maakt het mogelijk om telefoniekosten inzichtelijk te maken op basis van afdeling of individuele gebruiker.

Henk Tijssen is tevreden over de coöperatieve opstelling van BT tijdens het project: “BT ontwierp een maatwerkoplossing voor ons op basis van het Mitel-platform, in afwijking van de standaardoplossing die vaak wordt aangeboden.”

Belangrijkste geleverde diensten van BT

  • BT managed IP-telefonie op Mitel-platform
  • Vast/mobiele integratieservices
  • BT One – Business Voice

Bronnen

Case study

ProRail case study

PDF-642 KB